Proyecto de la Secretaría General de la UNI, con la colaboración de la OGC y OTI, mejorará el proceso de administración documentaria y los sistemas de acceso a la información y documentación, con la finalidad de reducir los tiempos de tramitación y conseguir una gestión más eficiente de la universidad.
Se refería Max Weber (1864 – 1920) a la burocracia como una organización administrativa que realza la precisión y es capaz de lograr el grado más alto de eficiencia a través de la división prefijada de tareas y detalladas reglas y regulaciones.
Con una obra que es considerada de gran influencia en la sociología, la economía y la política moderna, sus ideas siguen siendo objeto de estudio y debate en la actualidad, como sucede, por ejemplo, con su idea de burocracia que, desprestigiada, es percibida por los ciudadanos de hoy como un problema que afecta el funcionamiento eficiente y efectivo del Estado y la administración pública.
Nótese esto en la cuarta acepción que le consigna la Real Academia Española: burocracia, dice, "es la administración ineficiente a causa del papeleo, la rigidez y las formalidades superfluas".
En busca de varias maneras de resolver el problema, el Estado ha elaborado una robusta legislación con reformas que promueven la simplificación de trámites, la transparencia, la optimización del uso de los recursos públicos y la modernización de los procesos administrativos, lo que incluye el procedimiento administrativo electrónico, el uso de casilla única electrónica y la prestación y acceso de servicios digitales.
Todo esto lo vemos en la Ley del Procedimiento Administrativo General, la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, la Ley de Gobierno Digital y el Decreto Supremo que crea la Plataforma de Interoperabilidad del Estado -PIDE.
Bajo este paraguas legal, la Universidad Nacional de Ingeniería ha emitido la Resolución Rectoral N° 2146-2023-UNI, en la que aprueba el proyecto de la Secretaria General “Mejora del subproceso de administración documentaria y de los sistemas que permiten el adecuado acceso a la información y documentación”, con la finalidad de mitigar el problema burocrático en la universidad que, finalmente, es una institución pública y no puede sustraerse de algunos lastres del Estado.
El objetivo es reducir significativamente el tiempo del conjunto de actividades y trámites que hay que seguir para resolver un asunto de carácter administrativo en la universidad. De acuerdo con el Proyecto, la meta es ceñir los tiempos de tramitación a un máximo de diez días calendarios en promedio para al menos el 95 % de los trámites, lo que requerirá la transformación de esos procesos simplificándolos y automatizándolos sobre la base de plataformas digitales que le brinden el soporte.
Graves problemas en las universidades
La excesiva demora de un proceso de orden administrativo es, mucho más que un simple fastidio y enfado para cualquier miembro de la comunidad universitaria, un hecho que afecta el funcionamiento de toda la organización, ya que consume una cantidad significativa de tiempo y recursos, lo que reduce la eficiencia, productividad y calidad de la institución. Además, puede frustrar proyectos académicos e investigaciones debido a la demora de trámites documentarios, con lo cual se traba el avance del conocimiento surgido de la universidad.
El profuso papeleo, los excesivos pasos y la demora puede causar también el alejamiento de docentes, estudiantes y trabajadores talentosos, desanimados de ingresar o seguir en una universidad ahogada en sus procedimientos y que les hace perder el tiempo. De otro lado, hay que advertir que los procesos muy largos, ante la urgencia de los usuarios del servicio, abre las posibilidades del soborno y la corrupción de funcionarios.
A eso, hay que agregar la probabilidad de pérdida de algunas oportunidades valiosas para los estudiantes o egresados de conseguir prácticas, becas, viajes o trabajos ventajosos, solamente por la tontería de no recibir una constancia a tiempo. Las inconveniencias inciden también sobre los docentes universitarios, pero sin exclusividad de la universidad pública peruana. Veamos:
De Humberto Muñoz, desde México, tenemos: “El académico, en su dependencia universitaria, trata con un funcionario de ventanilla, o de escritorio, en un pasillo, que puede no entender la importancia de rechazar el inicio de un trámite que, de ser el caso, obliga a la persona a reiniciarlo posteriormente, con la correspondiente pérdida de tiempo […] La prolongación de un trámite, o un rechazo que se sienta injustificado, provoca una frustración en el demandante de un servicio, que el burócrata de pasillo no resiente”(1).
Para Galo Clavijo, en España: “Los profesores universitarios disfrutan impartiendo docencia e investigando, que son sus tareas cotidianas, y casi siempre gratificantes. Pero hay un tercer componente también necesario para todo profesor universitario, la gestión, que no siempre es tan gratificante, sobre todo porque va ligado a la dichosa burocracia, que los hace perder horas y horas innecesarias”(2)
En Argentina, María Pía López: “Miles de docentes universitarios han dedicado horas, días, a completar formularios en el último mes. Miles de personas dejaron de estudiar, investigar o preparar sus clases [....]. Es difícil entender cómo en un país devastado se dilapidan de ese modo las energías sociales. O lo que es lo mismo: se abocan esas energías a un trabajo superfluo, cuyo único fin es la reproducción de la estructura normativa y la estabilización de las jerarquías. Energías sociales y felicidades personales —las de la creación y de la producción— son sustraídas y postergadas”(3).
Soluciones que ofrece el Proyecto
En el Perú, en la Universidad Nacional de Ingeniería, se tiene entendido que, para enfrentar los problemas causados por la burocracia y la demora de los procedimientos administrativos, es necesario implementar reformas que promuevan una gestión más ágil y eficiente. En ese sentido, es acertado el proyecto de la Secretaría General “Mejora del subproceso de administración documentaria y de los sistemas que permiten el adecuado acceso a la información y documentación”.
Con la cristalización de esta iniciativa se conjuran los riesgos que se ciernen sobre una universidad con rémoras. Se mejorará los flujos de trabajo y la gestión documental que respaldan los procesos claves de la UNI, concentrándose especialmente en aquellos de mayor demanda, como son la adquisición de bienes y servicios; la emisión de constancias de estudios, de matrícula y de orden de mérito; las cartas de presentación a prácticas; los grados y títulos. Una segunda fase del proyecto incluirá aspectos como admisión, programación docente, convenios y becas, traslados, notas, portal de alumnos, portal docente, indicadores, entre otros.
La Resolución Rectoral N° 2146-2023-UNI confía a la Oficina de Tecnologías de la Información (OTI), como órgano competente en la materia, la responsabilidad de regular y supervisar la plataforma digital que albergará el software de aplicación que brindará soporte a los procesos señalados líneas arriba, que se han de agilizar.
De otro lado, encarga a la Oficina de Gestión de la Calidad algunas funciones particulares, como son, entre otras, realizar el mapeo de los procesos; actualizar el catálogo y manuales de procedimientos; proponer indicadores y metas para los nuevos procedimientos digitalizados; identificar las rutas predefinidas para los trámites, la reducción de requisitos y la reducción de plazos para los flujos de alta demanda.
Gestión de calidad
La Oficina de Gestión de la Calidad está muy inmersa y comprometida con el Proyecto porque la calidad de los servicios administrativos de la universidad se manifiesta a través de varios indicadores y aspectos, entre los que destacan: respuestas rápidas y oportunas a las solicitudes de los usuarios (estudiantes, docentes, otros); simplificación de los procedimientos y trámites; supresión de requisitos innecesarios y burocracia excesiva; transparencia y acceso a la información; y satisfacción del usuario, en quien se centra básicamente el sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.
Entendiéndose que un equipo de administración correctamente capacitado contribuye a una prestación de servicios de calidad, la mencionada Oficina llevará a cabo, en el marco de la implementación del Proyecto, el programa de capacitación “Formación de gestores de servicios TI y calidad” dirigido a estudiantes de sétimo ciclo en adelante de las carreras de Ciencias de la Computación, Ingeniería de Sistemas, Ingeniería Mecatrónica e Ingeniería Electrónica.
Los graduados del Programa, que inicialmente serán diez por año, consolidarán la plataforma digital de la universidad y mejorarán los servicios de tecnología de la Información, luego de haber sido entrenados en los conocimientos de marco regulatorio de la UNI, gestión de servicios TI - ISO 20000, herramientas BI, ITIL v4, arquitectura orientada a servicios, plan estratégico TI para entidades universitarias, y otros.
La implementación de la tecnología mejorará la eficiencia de los servicios administrativos y alcanzará a todas las facultades, órganos administrativos, unidades de investigación y entidades de la universidad.
Dice por último la Resolución Rectoral N.º 2146-2023-UNI que las partes involucradas, es decir, la Oficina de Tecnologías de la Información y la Oficina de Gestión de la Calidad, trabajarán en estrecha colaboración con la Secretaría General. Sabia decisión, porque la sinergia será en este caso una condición sine qua non del éxito del Proyecto que optimizará el funcionamiento de la universidad y brindará un servicio de calidad a la comunidad académica.
(1) Muñoz, Humberto (2019). “La burocracia universitaria”. Revista de la educación superior, vol. 48 nro. 189. Ciudad de México ene./mar. 2019
(2) Clavijo Clavijo, Galo Adán (2022). “La Universidad y la burocracia”. El Observatorio de la Universidad Colombiana, universidad.edu.co
(3) https://www.uncuyo.edu.ar/prensa/clarin-tribuna-la-burocracia-acorrala-a-la-universidad-publica
