Fortaleciendo la Prevención del Soborno en la Unidad de Tesorería y Contabilidad con la Norma ISO 37001

Con el objetivo de prevenir la corrupción en los procesos administrativos, la Unidad de Tesorería y Contabilidad de la UNI (UTC) ha implementado un sistema de gestión antisoborno basado en la norma internacional ISO 37001.

El primer paso en este proceso ha sido identificar los distintos procesos que la Unidad lleva a cabo, utilizando tanto la documentación proporcionada por los propios trabajadores como la realización de entrevistas con los responsables. Esta etapa es crucial para comprender a fondo las actividades de la Unidad y determinar los posibles puntos vulnerables en los que el soborno puede surgir.

Según el CPC Mario Vergara Silva, coordinador de la implementación del sistema de gestión antisoborno, es esencial identificar todos los procesos de la UTC, ya que el siguiente paso consiste en determinar a los socios de negocio. Estos socios son las personas o instituciones con las que la Unidad interactúa, y es en estas interacciones donde se origina el riesgo de soborno.

"Si existe un proceso en nuestra actividad, existe el riesgo de soborno", afirma contundentemente el CPC Mario Vergara. Además, enfatiza la importancia de identificar los riesgos latentes para poder tomar las medidas necesarias y evitar su materialización.

Con esta iniciativa, la Unidad de Tesorería y Contabilidad de la UNI busca garantizar la integridad y transparencia en sus operaciones, promoviendo una cultura de ética y legalidad en todos los niveles de la organización. Mediante la implementación de la norma ISO 37001 y la identificación precisa de los riesgos, se sientan las bases para una gestión efectiva que fortalezca la prevención del soborno en la UTC.

Procesos y riesgos

Algunos procesos identificados en la Unidad de Tesorería y Contabilidad (UTC) de la UNI presentan riesgos de soborno que requieren especial atención y medidas preventivas. A continuación, se detallan algunos de estos procesos y los posibles riesgos asociados a cada uno:

1. Compromiso y devengado del gasto (Área de Presupuesto Contable): En este proceso, existe el riesgo de comprometer en el presupuesto gasto que no ha sido previamente aprobado, así como también el peligro de autorizar gastos de caja chica que no han sido debidamente certificados y comprometidos en el SIAF (Sistema Integrado de Administración Financiera).
2. Giros y transferencias a terceros (Área de Giro): En esta área, se debe tener cuidado para evitar riesgos como realizar pagos de obligaciones que no han sido devengadas o pagar obligaciones sin la debida verificación previa por parte del tesorero.
3. Entrega de cheques (Área de Pagaduría): En este proceso, se deben tomar precauciones para evitar riesgos como el pago a personal no activo, el pago a personal fallecido o la falta de descuento de préstamos a colaboradores.
4. Recaudación (Área de Recaudación): En esta área, se deben implementar medidas para prevenir riesgos como recaudar pagos mediante tarjetas de terceros diferentes al beneficiario, así como recibir vouchers adulterados de empresas externas por servicios prestados a la UNI.
5. Conciliaciones bancarias (Área de Conciliaciones): En este proceso, es necesario tener en cuenta riesgos como el retraso en el envío al área de ingresos a caja, reportes y vouchers diarios, así como errores en el cuadre de las conciliaciones bancarias.
6. Administración documental (Área de la jefatura de la UTC): En esta área, se deben establecer controles para prevenir riesgos como la falta de envío a archivo de documentos de ingresos o gastos ya contabilizados, así como el uso indebido de la documentación enviada a archivo.

La identificación de estos procesos y los riesgos asociados a ellos permite a la UTC implementar medidas específicas para prevenir el soborno y fortalecer la integridad y transparencia en cada uno de sus procedimientos. Es fundamental mantener una vigilancia constante y un enfoque proactivo en la gestión de estos riesgos, asegurando así la eficacia y confianza en las operaciones de la Unidad.

La UTC

De acuerdo con el Reglamento de Organización y Funciones de la UNI, la Unidad de Tesorería y Contabilidad (UTC) es una unidad orgánica de apoyo que depende de la Dirección General de Administración. Su responsabilidad principal es planificar, ejecutar y evaluar los procesos técnicos, así como administrar los recursos económicos y financieros de Tesorería en la Universidad. Además, la UTC está encargada de aplicar las normas y procedimientos del Sistema Nacional de Tesorería y del Sistema Nacional de Contabilidad en la institución.

Entre las funciones clave de la UTC se encuentra la administración de los fondos de la Universidad y el control de la ejecución del gasto, todo ello en cumplimiento de la Ley de Presupuesto Público y en concordancia con la normativa y demás disposiciones complementarias aplicables.

En resumen, la UTC desempeña un papel fundamental en la gestión financiera de la UNI, garantizando la adecuada administración de los recursos económicos y el cumplimiento de las normas y regulaciones establecidas para el manejo de fondos públicos. Su labor contribuye a la transparencia, eficiencia y legalidad en los procesos financieros de la institución.